La Réglementation

Il existe dans l’union Européenne des règlements sur la protection de la vie privée, en particulier la directive 95/46 sur la protection des données personnelles (directive qui s’applique aux données informatiques et papiers).

Dans le droit français, la loi relative à l’informatique aux fichiers et aux libertés du 6 janvier 1978 indique que le responsable du traitement de l’information est tenu de prendre toutes les précautions afin de préserver la sécurité des données et d’empêcher que des tiers non autorisés y aient accès.

Le non-respect de cette directive vous expose à des sanctions pénales lourdes !

« Tout détenteur d’informations personnelles sur toute personne se doit de préserver leur confidentialité et de les détruire après utilisation et durée d’utilité légale et administrative »

Tout organisme public ou privé qui recueille, détient, utilise, ou communique des renseignements personnels doit mettre en place des mesures de sécurité propres à préserver le caractère confidentiel de ces données.

Via Paname peut vous aider dans vos démarches de manutention d’archives, transport d’archives, collecte et destruction d’archives.

Article 226-20 du code pénal : « le fait de conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée prévue par la loi est puni de 5 ans d’emprisonnement et de 300 000 € d’amende », Article 226-22 du code pénal: « la communication d’informations à des tiers non autorisés vous expose également à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende. La divulgation d’informations commise par imprudence ou négligence est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 100 000 € d’amende », Code du patrimoine article L 212-3 : à l’expiration de leur période d’utilisation courante par les services qui les ont reçus, les documents font l’objet d’un tri pour conservation ou destruction, Code de l’environnement : « chaque producteur de déchet est responsable de celui-ci jusqu’à son élimination totale ».

Les délais pendant lesquels une entreprise doit conserver ses archives varient en fonction de la nature et du domaine (commercial, fiscal, social, juridique, …) des pièces concernées. Pour chacune d’entre-elles, voici la période minimale pendant laquelle l’entreprise doit nécessairement conserver un écrit afin de disposer d’une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc.

A l’issue de cette période, vous pourrez procéder à une destruction de vos archives et documents confidentiels · Voici donc une liste non exhaustive de la durée minimum de conservation des documents et archives avant de procéder à leur destruction.

Contrat avec un fournisseur ou un client

5 ans.
C’est la durée au terme de laquelle, sauf prescriptions spéciales plus courtes, les obligations d’un commerçant nées à l’occasion de son commerce sont prescrites, que le cocontractant soit un commerçant ou un non-commerçant.

Correspondance avec les fournisseurs ou les clients

5 ans.
Pour la même raison que précédemment, la correspondance commerciale de l’entreprise doit également être conservée pendant 5 années.

Contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros

10 ans.
Le professionnel doit également garantir l’accès au document à son cocontractant si celui-ci en fait la demande.

Les délais applicables aux justificatifs fiscaux courent à compter de l’année d’imposition. Exemple pour l’IR et l’IS : la durée de conservation étant fixée à 3 ans, les pièces portant sur les revenus de 2013 et déclarés en 2014 doivent être conservées jusqu’en 2016.

Impôts sur le revenu et sur les sociétés 3 ans
BIC, BNC et BA en régime réel 2 ans
Impôts locaux 1an
CFE 3 ans
TVA 3 ans

Les délais applicables aux documents comptables courent à compter de la clôture de l’exercice.

Factures émises ou reçues 10ans
Bons de commande, bons de livraison, bons de réception, … 10 ans
Livre et registre comptable 10 ans.

Ce dossier concerne tous les documents relatifs à la gestion du personnel de l’entreprise.

Registre unique de personnel 5 ans Ce délai court à compter du départ du salarié.

Bulletins de paie (et tous les documents concernant les salaires, les primes, les indemnités et les soldes de tout compte) 5 ans

Données individuelles (contrat de travail, convocation à un entretien, lettre de licenciement, etc.) Illimité.

La conservation de ces pièces permet notamment de prévenir un éventuel litige devant les prud’hommes.

Taxe sur les salaires 3 ans Tous les justificatifs liés à ces éléments doivent être conservés pendant cette durée.

Documents liés aux accidents de travail 10 ans C’est la période au terme de laquelle l’action en responsabilité de la victime est prescrite.

Statuts de la société 5 ans

Ce délai ne court qu’à compter de disparition de la société, à savoir au moment de sa radiation au RCS

Procès verbaux d’assemblées 5 ans

Cette période court à compter du dernier PV.

Feuille de présence, pouvoirs, convocations 3 ans

Ce délai court à compter de la date de la réunion concernée.

Rapports du gérant et des CAC 3 ans

Ce sont les trois derniers exercices qu’il convient de prendre en compte.

Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) 10 ans

La période court à compter de la clôture de l’exercice.

Contrat d’achat ou de cession d’un immeuble ou d’un terrain 30 ans

Les actions réelles immobilières se prescrivent par trente ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.

Contrat de bail commercial 5 ans

Ce délai ne débute qu’à compter de la fin du bail.

Relevés de compte 5 ans

Talons de chèque 5 ans

Pour gérer vos archives de façon numérique et éviter ainsi tout risque de perte, vous pouvez vous adresser à un service de stockage en ligne. Pour un chef d’entreprise, ce service présente différents avantages tels que :

– une diminution des risques de pertes ou de dégradation
– un accès et un classement facilités
– un partage des documents simplifié.